STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

Pendokumentasian Informasi Publik

PPID Desa Tanjung Mas Makmur – Kecamatan Mesuji Timur – Kabupaten Mesuji Tahun 2025

1. Tujuan

Menjamin seluruh informasi publik desa tercatat, tersimpan, dan terdokumentasi secara baik, akurat, dan mudah diakses, sehingga mendukung keterbukaan informasi, pengelolaan data, serta pelayanan kepada masyarakat.

2. Dasar Hukum

• Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
• Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2021 tentang Standar Layanan Informasi Publik.
• SK Kepala Desa Tanjung Mas Makmur tentang Pembentukan PPID Desa.

3. Ruang Lingkup

Pendokumentasian informasi publik mencakup proses:

1. Pengumpulan seluruh data/informasi dari kegiatan pemerintahan desa.
2. Penyimpanan dokumen dalam bentuk fisik dan digital.
3. Pemeliharaan dan Pemutakhiran arsip secara berkala.
4. Penyediaan dokumen sebagai bahan pelayanan informasi publik.

4. Pihak yang Terlibat

• PPID Desa : Ketua, Sekretaris, dan Anggota sebagai pengelola utama dokumentasi.
• Perangkat Desa Terkait : Penyedia data sesuai bidang (keuangan, pembangunan, pemerintahan, dll.).
• Kepala Desa : Penanggung jawab dan pengawas pelaksanaan pendokumentasian.

5. Jenis Informasi yang Didokumentasikan

1. Informasi Berkala – APBDes, laporan realisasi anggaran, peraturan desa, program pembangunan.
2. Informasi Serta-merta – Informasi terkait keadaan darurat, bencana, atau kejadian penting yang harus segera diumumkan.
3. Informasi Setiap Saat – Profil desa, daftar kegiatan, hasil musyawarah, data penerima bantuan, laporan kegiatan.
4. Informasi Dikecualikan – Dokumen yang dilindungi sesuai hasil Pengujian Konsekuensi.

6. Prosedur Pendokumentasian Informasi Publik

• Fisik: map/arsip dengan kode klasifikasi.
• Digital: folder khusus di komputer/penyimpanan awan (cloud) dengan sistem backup. | PPID | Setelah verifikasi |
  | 4 | Pencatatan Register Informasi: Setiap dokumen dicatat dalam Daftar Informasi Publik (DIP) dan Register Pendokumentasian. | PPID | Maks. 1 hari kerja |
  | 5 | Pemeliharaan & Pemutakhiran: Dokumen diperiksa dan diperbarui secara rutin agar tetap valid dan mudah diakses. | PPID | Minimal 6 bulan sekali |
  | 6 | Penyediaan Informasi: Dokumen siap digunakan untuk pelayanan informasi publik sesuai prosedur permintaan informasi. | PPID | Sesuai kebutuhan |

7. Standar Penyimpanan

• Fisik: Disimpan di ruang arsip/kantor desa yang aman, kering, dan terlindung.
• Digital: Menggunakan sistem penyimpanan dengan backup rutin dan proteksi password.
• Pemberian kode klasifikasi (misal: Tahun_Kategori_Jenis Dokumen) untuk memudahkan pencarian.

8. Output

• Register Pendokumentasian Informasi Publik (buku/format digital).
• Daftar Informasi Publik (DIP) yang siap diumumkan kepada masyarakat.
• Arsip Fisik dan Digital yang tertata rapi dan dapat diakses dengan cepat.

9. Standar Pelayanan Minimal

• Dokumen baru harus didokumentasikan maksimal 7 hari kerja setelah diterima.
• Semua informasi yang sudah diverifikasi harus masuk ke DIP dan Register Pendokumentasian.
• Keamanan dokumen dijaga agar tidak rusak, hilang, atau diakses pihak tidak berwenang.

10. Penutup

SOP ini menjadi acuan bagi PPID Desa Tanjung Mas Makmur dalam memastikan seluruh informasi publik tersimpan dengan rapi, mutakhir, aman, dan mudah diakses, guna mendukung keterbukaan dan akuntabilitas pemerintahan desa.